Sus funciones como jefe o jefa de zona son de mucha importancia para la asociación. Usted tendrá que motivar, aconsejar e informar a un grupo de voluntarios, que al igual que usted, son miembros de clubes que pertenecen a la mayor de las organizaciones de servicio humanitario del mundo: la Asociación Internacional de Clubes de Leones. El jefe de zona puede fomentar un espíritu de comunicación y unidad entre todos los Leones, manteniendo informados a los dirigentes distritales de las actividades de los clubes y estimulando el respaldo de los clubes a los programas distritales, de distrito múltiple e internacionales.
Para motivar a los Leones del distrito el jefe de zona debe:
· Dar reconocimiento a los esfuerzos de los dirigentes de club y ofrecerles su ayuda.
· Estimular el entusiasmo de los Leones en sus proyectos de servicio para la comunidad.
· Fortalecer el espíritu de unidad entre los miembros de los clubes.
· Poner de relieve la importancia del respeto mutuo y la colaboración entre los miembros.
· Estimular la participación de los miembros de todos los clubes en los programas distritales, conferencias y seminarios de capacitación.
· Motivar a los miembros para que acepten cargos de liderato.
Como consejero, el jefe de zona debe:
· Ofrecer dirección y respaldo a los clubes.
· Informar a los clubes de los recursos que la asociación y la comunidad tienen disponibles para ayudarles a poner en marcha sus proyectos.
· Escuchar cuáles son los motivos de preocupación de los clubes.
· Ofrecer soluciones manteniendo un espíritu de cordialidad y comprensión al momento de resolver problemas.
· Ofrecer respaldo y guía a los clubes débiles y los que se encuentran en statu quo.
· Estimular a los clubes de éxito para que se fijen metas más ambiciosas.
Como comunicador, el jefe de zona debe:
· Informar a los clubes sobre las funciones distritales, de distrito múltiple y otros programas de capacitación disponibles.
· Proporcionar sugerencias sobre maneras en que los clubes pueden participar en los programas distritales.
· Informar a los dirigentes distritales sobre las actividades de los clubes.
· Poner de relieve los Objetivos de la Asociación Internacional de Clubes de Leones.
Funciones del Jefe de Zona
El jefe de zona es el principal dirigente administrativo de la zona y trabaja bajo la dirección del gobernador de distrito y del jefe de región. Sus funciones y obligaciones serán las siguientes:
· Adelantar los propósitos de la Asociación Internacional de Clubes de Leones.
· Coordinar el trabajo con los dirigentes distritales.
· Asistir a todas las reuniones oficiales del distrito, como lo estipulan los estatutos distritales.
· Desempeñar un papel activo en la organización de nuevos clubes.
· Presidir el Comité Asesor del Gobernador de Distrito en la zona y llevar a cabo tres reuniones durante el año.
· Participar en las reuniones de cada club en la zona durante el primer trimestre de su año en funciones e informar de sus visitas al jefe de región (o al vicegobernador de distrito si no existe el cargo de jefe de región).
· Celebrar reuniones bimensuales con el jefe de región (o vicegobernador de distrito si no existe el cargo de jefe de región) con el objeto de evaluar la situación de los clubes en la zona.
· Mantenerse informado de las actividades y la situación de los clubes en la zona para poner en marcha métodos que ayuden a los clubes en statu quo, a los clubes recientemente organizados y clubes que tienen problemas.
· Fomentar el intercambio de ideas sobre programas, proyectos, actividades y métodos de recaudación de fondos.
· Estimular en los clubes interés y comprensión de los programas del distrito, distrito múltiple y programas en el ámbito internacional.
· Asegurarse de que cada club en su zona respeta sus estatutos y reglamentos.
· Promocionar la participación en las convenciones internacionales, distritales y de distrito múltiple con la asistencia de todos los delegados, que por derecho representan al club en estas funciones.
· Representar a cualquier club de la zona que tenga algún problema con el distrito, distrito múltiple o la Sede Internacional.
· Recomendar a los presidentes de club que cumplen los requisitos para el premio Presidente de Club por Excelencia y firmar la solicitud correspondiente.
· Desempeñar todas las demás funciones administrativas que les encomiende la Junta Directiva Internacional a través del Manual del Manual del Jefe de Zona y otras instrucciones.
Organización distrital
EL GABINETE DEL DISTRITO ayuda al gobernador de distrito en la preparación de los planes administrativos y normas que tienen efecto en el desempeño de funciones de la Asociación Internacional de Clubes de Leones dentro del distrito. Los miembros del gabinete con derecho a voto son el gobernador de distrito, el ex gobernador de distrito inmediato, el vicegobernador, los jefes de región, los jefes de zona, el secretario del gabinete, el tesorero del gabinete (o el secretario y tesorero del gabinete), y otros Leones que estipulen los estatutos y reglamentos del distrito o distrito múltiple. El gabinete se reúne cuatro veces al año.
EL GOBERNADOR DE DISTRITO representa a la Asociación Internacional de Clubes de Leones en el distrito y tiene la responsabilidad de supervisar a todos los clubes en el distrito. Es imprescindible que el jefe de zona trabaje en colaboración con el gobernador de distrito, con el fin de:
· Organizar nuevos clubes en el distrito.
· Visitar los clubes en representación del gobernador de distrito, cuando éste así lo solicite.
· Poner en marcha el programa de Reactivación de Clubes para ayudar a los clubes débiles.
· Informar al gobernador sobre la situación y progreso de los clubes débiles, antes de recurrir al statu quo.
· Reactivar a los clubes que están en la categoría de statu quo.
· Comunicar a los clubes información sobre el distrito, distrito múltiple y la asociación en general.
EL VICEGOBERNADOR DE DISTRITO, bajo la supervisión del gobernador, es el principal asistente administrativo del gobernador de distrito. El jefe de zona y el vicegobernador deben trabajar juntos:
· En la evaluación de los aspectos fuertes y débiles de los clubes del distrito.
· En la preparación y presentación de informes sobre los clubes cuando el gobernador así lo solicite.
EL JEFE DE REGIÓN (cargo opcional) supervisa las zonas dentro de su región. Los jefes de zona y jefes de región deben trabajar conjuntamente para asegurar el crecimiento y éxito de los clubes en la zona. Juntos, estos dos dirigentes deben evaluar y discutir:
· La situación de cada club.
· Los programas que llevan a cabo cada uno de los clubes en la zona.
· El aumento de socios, así como el nivel de asistencia y participación en cada club de la zona.
EL SECRETARIO Y TESORERO DEL GABINETE es responsable de las finanzas del distrito, así como de los libros contables. Algunas de las funciones que desempeña son:
· Remitir copias de las actas de las reuniones del gabinete a la oficina internacional.
· Remitir copias de las actas a todos los integrantes del gabinete.
· Recibir copias de los informes de los jefes de zona y otros dirigentes distritales para que después sean revisados por el gobernador de distrito y el gabinete.
· Administrar las cuentas del distrito.
· Ver que los clubes paguen las cuotas internacionales puntualmente.
LOS PRESIDENTES DISTRITALES DE COMITÉS, con la colaboración del gobernador y los miembros del gabinete pueden proporcionar valiosa información a los clubes sobre el distrito y los programas internacionales. La asociación reconoce oficialmente a 23 asesores distritales, pero el gobernador puede nombrar otras asesorías, de necesitarlas.
Cómo trabajar con los clubes
Ningún otro dirigente distrital tiene una relación tan directa con los clubes como el jefe de zona. En tales funciones, este dirigente trabaja con los clubes como consejero, también les ayuda a identificar las necesidades específicas que tengan. Para lograr resultados en su trabajo, el jefe de zona debería visitar cada club en su zona. Estas visitas pondrán de relieve su papel como consejero y darán al dirigente la oportunidad de identificar los clubes fuertes y los clubes débiles.
Características de los clubes de éxito:
· Están bien organizados.
· Tienen miembros que demuestran entusiasmo y están orgullosos de su club.
· Tienen una tasa de crecimiento continuo.
· Patrocinan numerosos proyectos de servicio en la comunidad.
· Tienen campañas de recaudación de fondos con buenos resultados.
· Tienen un buen programa de relaciones públicas.
· Pagan sus cuotas a tiempo y rara vez tienen retrasos en sus pagos.
Características de los clubes débiles:
· Los miembros no demuestran iniciativa e unidad y son indiferentes a las necesidades de los demás.
· No tienen un plan de retención y ganancia de socios.
· No auspician proyectos de servicio para beneficio de la comunidad.
· No tienen programas de orientación de nuevos socios y los socios no asisten a los programas auspiciados por el distrito, la región o la zona.
· Están retrasados en sus pagos y reciben abundante correspondencia de cuentas que no han sido saldadas.
· Enfrentan la posibilidad de ser puestos en statu quo.
Cuando se trabaja con clubes débiles es importante ejercer diplomacia. Cuando se fomenta un espíritu de unidad y armonía entre los miembros se fortalece al club. Al identificar los principales problemas, escuchar con mucha atención los motivos de preocupación de los miembros del club y poner de manifiesto consejos constructivos se estimulará la estabilidad del club.
El jefe de zona debe informar sobre la situación de los clubes débiles al gobernador de distrito y a la oficina internacional llenando y remitiendo el formulario DA-602 (Informe del Jefe de Zona sobre la situación de los clubes); y si fuera necesario puede recomendar al gobernador de distrito que nombre a un León Reactivador para que atienda específicamente los problemas del club.
EL PROGRAMA DE REACTIVACIÓN DE CLUBES fue instituido para ayudar a los clubes de Leones que el jefe de zona y el gobernador de distrito consideran débiles. El objetivo del programa es mejorar la condición de estos clubes y evitar que tengan que ser colocados en la categoría de statu quo. Para fortalecer un club débil se sugiere que se tomen las siguientes medidas:
· Consultar con el jefe de región (o el vicegobernador de distrito si no hubiera jefe de región) y el gobernador de distrito sobre la situación de los clubes débiles. Si el gobernador decide poner en marcha el programa de Reactivación de Clubes designará un León Reactivador para tomar tal responsabilidad. Para esto, es esencial que el jefe de zona, jefe de región (o vicegobernador de distrito si no hubiera jefe de región) y el gobernador de distrito coordinen los esfuerzos para fortalecer el club. También es de igual importancia que cada uno de los dirigentes antes mencionados den su respaldo y colaboración al León Reactivador.
· Asegurar la cooperación de los dirigentes distritales, incluyendo los asesores distritales, así como los principales dirigentes y ex dirigentes del club patrocinador. El León Reactivador se puede beneficiar del conocimiento y experiencia de otros dirigentes.
· Investigar la situación real del club obteniendo el punto de vista de todos.
· Identificar a los miembros del club que tienen el mayor interés en revitalizar su club y solicitar su colaboración.
· Llevar a cabo reuniones especiales con los miembros del club con el fin de recabar información sobre la situación del club.
· Respaldar al gobernador de distrito y las decisiones que tome con respecto al club.
Comité Asesor del Gobernador de Distrito
El jefe de zona funge como presidente del Comité Asesor del Gobernador de Distrito, que está integrado por los presidentes y secretarios de los clubes (y tesoreros de clubes cuando sea necesario). Este comité ejerce sus funciones como entidad asesora y administrativa que sirve al gobernador y al gabinete del distrito.
Las funciones del comité son:
· Reunirse por lo menos tres veces durante el año fiscal.
· Ayudar al jefe de zona a mantener control con el fin de asegurarse que todos los clubes en el distrito operan eficientemente conforme a las cláusulas de los estatutos y reglamentos.
· Promocionar la asistencia de los miembros de los clubes a las convenciones anuales del distrito, distrito múltiple y a la convención internacional.
· Colaborar con el jefe de zona para fomentar la asistencia de los Leones a las ceremonias de entrega de Carta Constitutiva.
· Planificar y discutir los proyectos para la zona.
· Evaluar y discutir maneras de ayudar a los clubes débiles y clubes en statu quo.
· Cooperar con el jefe de zona para promocionar diversas actividades de los clubes en la zona como reuniones con otros clubes, programas especiales para la conmemoración del mes del gobernador de distrito, toma de posesión de dirigentes de club, incorporación de nuevos socios y ceremonias de reconocimiento de premios Llave, así como la participación en programas deportivos, banquetes y celebraciones. Las reuniones del Comité Asesor son la ocasión ideal para que el jefe de zona pueda promocionar la unidad y camaradería entre los clubes. También es una gran oportunidad para intercambiar ideas sobre el funcionamiento de los clubes y para buscar la solución a problemas (si los hubiere).
En abril o mayo se puede llevar a cabo una cuarta reunión para homenajear a los dirigentes o ex dirigentes del distrito. Las reuniones del Comité Asesor pueden ser comunicadas a la oficina internacional valiéndose del formulario DA-ZCM, al final de este manual.
A continuación incluimos una lista de verificación que ayudará al jefe de zona a planificar sus reuniones:
· Escoger una noche en la que la mayoría de los clubes puedan estar representados y remitir las invitaciones con suficiente anticipación.
· Designar a un secretario, preparar con suficiente anticipación un programa para la reunión y preparar listas de verificación.
· Usar etiquetas con los nombres de los asistentes, material audiovisual y proyectores.
· Estimular la participación de todos los presentes.
· Después de la reunión, remitir copias de las actas de la reunión a todos los presidentes de club, incluyendo un resumen de todos los asuntos que se trataron. Los clubes pueden usar esta información en sus boletines.
Primera reunión
del Comité Asesor
A continuación se enumeran algunas sugerencias para la agenda de la primera reunión del Comité Asesor (en septiembre):
· Funciones de los presidentes y secretarios de club.
· Objetivos del club para el año, incluyendo el análisis de los planes del gobernador de distrito y del jefe de zona.
· El Programa Internacional de la asociación.
· Programas de Capacitación de Dirigentes.
· Funciones de los Leones patrocinadores con los nuevos socios.
· Incorporación y orientación de nuevos socios.
· Plan de trabajo para fomentar la afiliación y retención.
· Estado financiero de los clubes y la importancia de que cumplan sus obligaciones con el distrito, el distrito múltiple y la sede internacional.
· Requisitos del premio Presidente de Club por Excelencia.
· Importancia de rendir a tiempo el informe de Movimiento de Socios y las ventajas de hacerlo por Internet.
· Posibilidades de organizar nuevos clubes.
Segunda reunión del
Comité Asesor
Éstas son algunas sugerencias para la segunda reunión del Comité Asesor (se lleva a cabo aproximadamente en noviembre):
· Evaluación del progreso alcanzado en los objetivos y metas de los presidentes de club.
· Responsabilidades de los Leones patrocinadores con los nuevos socios.
· Plan de trabajo para fomentar el aumento y retención de socios.
· Aspectos financieros de los clubes.
· Informe de progreso sobre nuevos clubes y promoción de asistencia a las entregas de Cartas Constitutivas.
Tercera reunión del
Comité Asesor
Estas son algunas sugerencias para la tercera reunión del Comité Asesor (se lleva a cabo aproximadamente en marzo o abril):
· Designación de los comités de nominaciones de los clubes.
· Cómo cumplimentar el informe PU-101 (Formulario de Dirigentes de Club), preferiblemente por Internet.
· Ceremonia de toma de posesión de los nuevos dirigentes de club.
· Capacitación para los nuevos dirigentes.
· Auditoría de las cuentas del club.
· Selección de los delegados y suplentes para las convenciones del distrito, distrito múltiple y la convención internacional.
· El programa de premios de Lions Clubs International e importancia de que los secretarios de club soliciten los premios a la oficina internacional a su debido tiempo.
Prepare planes para todo el año
Este manual incluye un modelo de calendario de trabajo para el jefe de zona. En el mismo se puede incorporar información de importancia para el distrito o la zona. El calendario del jefe de zona puede tener información sobre programas como:
· Reuniones de región
· Reuniones del Comité Asesor del Gobernador de Distrito.
· Reuniones con los clubes.
· Reuniones bimensuales con el jefe de región (o el vicegobernador de distrito en caso de no contar con jefe de región) y los otros jefes de zona.
· Convenciones del distrito y conferencias.
· Convenciones del distrito múltiple y conferencias.
· Convención Internacional.
· Seminarios de capacitación de dirigentes.
· Otras funciones especiales a las que haya necesidad de asistir.
