Funciones
Con el visto bueno del gobernador y bajo su dirección, las funciones y obligaciones del secretario y tesorero del gabinete son las siguientes:
· Llevar un registro completo y veraz de las actas de todas las reuniones del gabinete distrital.
· Enviar copia de las actas a todos los integrantes del gabinete y a la oficina internacional, dentro de un período de cinco días después de cada reunión.
· Exigir de los clubes del distrito los Informes Mensuales de Movimiento de Socios y hacer las copias necesarias para distribuirlas de acuerdo a las instrucciones del gobernador.
· Cobrar las cuotas que deben pagar los clubes al distrito.
· Depositar el dinero que reciba en el banco o bancos designados por el gabinete.
· Pagar aquellas cuentas que hayan sido autorizadas por el gabinete distrital.
· Prestar caución para garantizar el manejo de los fondos, en la cantidad estipulada por el gabinete.
· Rendir al gabinete, cada seis meses, un informe financiero y otros informes que exija el gabinete.
· Permitir la revisión de los libros y cuentas, cada vez que lo exija el gabinete del gobernador de distrito.
· Entregar a su sucesor, inmediatamente finalizado el año fiscal, todos los fondos y archivos financieros o de otra índole pertinente al cargo de secretario y tesorero del gabinete.
· Desempeñar aquellos otros deberes ordinariamente asociados al cargo, que de vez en cuando puedan serle encomendados por el gobernador y el gabinete distrital.
Reuniones del gabinete
Durante el año se llevan a cabo por lo menos cuatro reuniones ordinarias del gabinete distrital. Las reuniones del gabinete distrital se llevarán a cabo en la forma y frecuencia que dispongan los Estatutos del respectivo distrito. Tan pronto como sea posible, el secretario y tesorero del gabinete debe obtener del gobernador las fechas de las reuniones. Para poder confirmar la asistencia y el alojamiento, los integrantes del gabinete deben recibir notificación por lo menos dos o tres semanas antes de la fecha de la reunión. En esta notificación deben incluirse: la agenda, fecha, hora y lugar de la reunión; así como la solicitud de cualquier informe escrito que deban presentar los integrantes del gabinete. Se espera que el secretario y tesorero del gabinete ayude al gobernador en la preparación de las agendas y notificaciones.
Actas
Durante las reuniones del gabinete, el secretario y tesorero redactará las actas, distribuirá ciertos informes y responderá a las preguntas de los integrantes. La reunión, por supuesto, es presidida por el gobernador. Se sugiere que el secretario y tesorero pase en limpio el borrador del acta en cuanto termine la reunión. El acta debe enviarse a la oficina internacional, al gobernador de distrito y a los integrantes del gabinete, dentro de los cinco días siguientes a la reunión. Algunos gabinetes, por cortesía, también envían las actas al presidente y al secretario del consejo de gobernadores del distrito múltiple. En los archivos del distrito debe mantenerse copia del acta de cada una de las reuniones.
Informes
Cuando a los miembros del gabinete se les pida que en la reunión presenten un informe escrito, el secretario y tesorero podría necesitar ejemplares adicionales para distribuirlos a los demás integrantes. Los informes orales deben ser breves, objetivos y concisos.
El secretario y tesorero también tendrá que preparar el presupuesto que rendirá en la primera reunión del gabinete. Para que todo el gabinete tenga conocimiento del estado financiero, en cada reunión ordinaria se deberá rendir un informe de las finanzas del período transcurrido entre reuniones. Esto culminará con el informe financiero de fin de año.
En cada reunión subsiguiente, además del acostumbrado informe de finanzas, deberá rendirse un informe sobre el estado actual del presupuesto.
A los miembros del gabinete se les debe animar a que hagan preguntas sobre los detalles del informe financiero trimestral. La explicación de cada uno de los puntos es un aspecto importante de la presentación; los miembros del gabinete deberían tratar de entender bien las finanzas del distrito. Este es también uno de los aspectos importantes de la capacitación de líderes.
Todos los asuntos que deben ser incluidos en la agenda deberán darse a conocer por escrito al secretario y tesorero antes de que éste elabore la agenda. El gobernador de distrito aprueba la agenda final.
Orden del día
Naturalmente, no hay un formato universal para la elaboración del orden del día, pero en la mayoría de los casos son similares a lo siguiente:
· Pasar lista
· Aprobación del acta de la reunión anterior
· Observación del gobernador
· Correspondencia recibida
· Informe del secretario y tesorero
· Informes de los asesores distritales
· Informes de los jefes de región
· Informes de los jefes de zona
· Asuntos en general
El secretario y tesorero verá que es conveniente repasar las actas de la primera reunión del gabinete del año pasado.
Su colaboración con el Gobernador
Es de suma importancia mantener una constante comunicación con el gobernador de distrito. Una vez que se haya elaborado el programa oficial de visitas, el secretario y tesorero tendrá que ultimar los detalles.
El asesor distrital de relaciones públicas debe compartir (y a veces llevar a cabo) con el secretario y tesorero varias de las siguientes responsabilidades:
Los presidentes de los clubes necesitan recibir una breve biografía del gobernador para que los socios y la comunidad sepan algo de él antes de su llegada. Los periódicos de la localidad aceptan fotografías con los comunicados de prensa, las cuales deben ser enviadas directamente por el secretario y tesorero del gabinete, o por intermedio del presidente del club. Hay que sugerirles a los presidentes de los clubes que inviten a la prensa en ocasión de la visita del gobernador.
A la llegada del gobernador, el presidente del club debe reunirse con él para ponerlo al tanto sobre el club y los festejos de la visita. Parte de los detalles previos que finaliza el secretario y tesorero es informar a los presidentes de los clubes acerca de las preferencias que pueda tener el gobernador, en lo que a horario y alojamiento se refiere.
Sus viajes con el gobernador
A veces, el gobernador de distrito le solicitará al secretario y tesorero que haga los arreglos de su viaje. Si él viaja con el gobernador, deberá ser con un propósito definido. En tal caso, será necesario hacer los arreglos para reembolsar los gastos del secretario y tesorero. Hay distritos que asignan reembolsos cuando el secretario y tesorero acompaña al gobernador.
Estatutos y Reglamentos
El secretario y tesorero del gabinete tendrá que remitirse frecuentemente a las siguientes publicaciones, que se pueden descargar del sitio de la asociación en la Red:
· Estatutos y Reglamentos Internacionales (referencia LA-1)
· Estatutos y Reglamentos del distrito múltiple, o el Modelo Oficial de Estatutos y Reglamentos de Distrito Múltiple (referencia LA-15)
· Estatutos y Reglamentos del distrito, o Modelo Oficial de Estatutos y Reglamentos Distritales (LA-4)
· Modelo Oficial de Estatutos y Reglamentos de Clubes de Leones (LA-2)
Si el distrito no ha adoptado sus propios estatutos y reglamentos, prevalecerá el Modelo Oficial de Estatutos y Reglamentos.
Los secretarios y tesoreros que conozcan las anteriores publicaciones sabrán cómo trabaja el Leonismo en todos los niveles. El buen secretario y tesorero debe poder contestar a cualquier pregunta que le hagan los dirigentes de los clubes o los socios, o por lo menos debe saber cómo y dónde se obtiene la información. Es importante que en ningún caso se le dé a un León un pronunciamiento en algún asunto, sin que pueda ser substanciado por los estatutos y demás manuales. Al existir una duda, dirija el asunto al gobernador de distrito.
Correspondencia
Una de las principales funciones del secretario y tesorero del gabinete es atender de manera adecuada toda la correspondencia. Es importante que la correspondencia se lea tan pronto sea recibida. Si hay algo dirigido a nombre de otro integrante del gabinete, hay que entregárselo de inmediato.
Es conveniente que toda la correspondencia se acumule en un solo archivo para que el gobernador pueda examinarla y decidir la acción a seguir. El gobernador de distrito puede responder personalmente toda la correspondencia o pedirle al secretario y tesorero que la conteste en su nombre. He aquí algunos de los principios importantes:
· Siempre envíe copia al gobernador, a menos que sea asunto de rutina.
· Sea profesional, tanto en forma como en tono.
· Conteste todas las cartas que exponen alguna solicitud.
· Cite el estatuto o reglamento apropiado cuando se trate de un asunto jurídico o estatutario.
Formularios y archivo
Es posible que el gobernador de distrito desee llevar un archivo de cada club por separado, con copias de los formularios de Movimiento de Socios, informes de los dirigentes y otros datos. Probablemente, él continuará archivando los actuales formularios de Movimiento de Socios en esos mismos archivos, junto con su correspondencia y asuntos del gabinete. Algunos de los formularios e informes son manejados exclusivamente por el gobernador, como por ejemplo: sus cuentas mensuales de gastos de viaje y de oficina, sus informes de las visitas oficiales, los informes de las reuniones del comité asesor, las listas actualizadas de las cuentas de todos los clubes de su distrito y el año de fundación de cada club.
Se espera que el gobernador pondrá al secretario y tesorero del gabinete al corriente de todos los asuntos que le competen, así como también le proporcionará duplicados de la correspondencia que el gobernador crea conveniente. La asociación recomienda enviar los informes por vía electrónica, valiéndose de la red Internet.
Sistema de archivo
El secretario y tesorero es responsable de llevar su propio archivo. Es recomendable abrir un archivo para cada uno de los asuntos siguientes:
· Información general
· Correspondencia general
· Nóminas de clubes
· Reuniones del gabinete
· (incluyendo actas)
· Entrega de cartas constitutivas, visitas oficiales
· Informes Mensuales de Movimiento de Socios
· Informes anuales de las actividades de servicio
· Cuotas internacionales y distritales
· Boletines y noticiarios
· Facturas canceladas
· Premios y prendedores de solapa
· Clubes con problemas
· Copias de la correspondencia del gobernador
· Convenciones y conferencias
· Cartas e informes de los jefes de región
· Cartas e informes de los jefes de zona
· Cartas e informes de los otros integrantes del gabinete
Formularios
Son muy pocos los formularios que tiene que usar el secretario y tesorero del gabinete. Se sugiere que el secretario y tesorero guarde algunos de los formularios más importantes en caso de que los clubes necesiten alguno con urgencia. La oficina internacional envía a los secretarios de los clubes 10 formularios para el informe mensual de Movimiento de Socios (formulario C-23-A). Este formulario también se puede descargar del sitio en la Red A finales de marzo la oficina internacional remite directamente a cada uno de los clubes los formularios para dar a conocer los nombres y direcciones de los nuevos dirigentes de club (PU-101).
Informe mensual de Movimiento
de Socios
El informe mensual de Movimiento de Socios (formulario C-23-A) es sumamente importante porque da al distrito información sobre el número de socios que hay en cada club. Cuando al secretario y tesorero se le asigne verificar la presentación de los informes, éste debe asegurarse que los clubes en el distrito cumplan con eficacia y puntualidad el envío de dichos formularios. Los informes procedentes de EE.UU. deben llegar a la oficina internacional a más tardar el día 10 del mes siguiente (es decir, el informe de marzo debe llegar el 10 de abril); los de Canadá deben llegar a la oficina internacional a más tardar el día 15 del mes siguiente; los de los clubes de otros países deben llegar a la oficina internacional a más tardar el día 20 del mes siguiente. Es altamente recomendable, siempre que sea posible, cumplimentar este informe electrónicamente, a través de Internet.
Informe anual de Actividades
El formulario para el informe anual de Actividades tiene la referencia A-1. Este es un informe que los clubes envían a la oficina internacional y a la gobernación, una vez al año. Es un informe importante porque da a la oficina internacional una perspectiva más completa de los servicios Leonísticos que llevan a cabo los clubes de todo el mundo, lo cual ayudará a que el público entienda mejor y aprecie el servicio de los clubes de Leones.
Formulario PU-101
El secretario y tesorero del gabinete puede obtener los datos que necesita para el directorio del distrito o distrito múltiple, basándose en la copia del formulario PU-101 que recibe el gobernador. Este formulario, que es el que se usa para dar a conocer los nombres y direcciones de los dirigentes electos de los clubes de Leones, generalmente conocido por su referencia, PU-101, debe ser enviado a la oficina internacional, por correo o por Internet, inmediatamente después de las elecciones del club. Los informes de los clubes de EE.UU. y Canadá deben remitirse antes del 15 de mayo y los de los clubes de otros países deben remitirse antes del 31 de mayo. El no hacerlo así implicará que durante el año los nuevos dirigentes no reciban las publicaciones y materiales que les corresponden, así como tampoco figurarán en el directorio internacional.
Correcciones al formulario PU-101
Algunos clubes, desafortunadamente, cuando hay algún cambio en la nómina de dirigentes no lo dan a conocer con prontitud. Los secretarios de los clubes deben notificar todo cambio a la oficina internacional, para que ésta pueda actualizar los registros.
La red Internet abre nuevas
posibilidades
La asociación tiene su sitio en Internet desde hace ya tres años. La dirección es www.lionsclubs.org. Hay una serie de servicios que los Leones pueden acceder por medio de Internet; por ejemplo, se pueden pedir suministros, descargar varias publicaciones, encontrar la dirección de cualquier club, enviar correo electrónico a las divisiones y remitir el informe mensual de Movimiento de Socios, el informe de Nuevos Dirigentes de Club y el informe anual de Actividades.
Para poder enviar dichos informes por vía electrónica, el presidente del club o el secretario deben enviar un correo electrónico a it@lionsclubs.org para pedir el nombre de usuario y la contraseña de acceso.
Otros formularios
El secretario y tesorero del gabinete, según crea conveniente, puede iniciar para su propia comodidad el uso de diferentes formularios que simplifiquen las diferentes obligaciones. Estos podrían ser:
· Un programa de las visitas y compromisos del gobernador.
· Hoja de control de los informes mensuales de movimiento de socios y del informe anual de actividades.
· Organigrama del gabinete distrital.
· Lista de visitas de los integrantes del gabinete.
· Biografía del gobernador de distrito y del vicegobernador.
· Una nómina completa de los integrantes del gabinete, nombres de los cónyuges, direcciones, números de teléfono, fax y correo electrónico.
· Lista de las fechas de fundación y entrega de cartas constitutivas
Disposiciones bancarias
Si el secretario y tesorero que termina su ejercicio tiene todavía deudas que cancelar, puede reservar una cantidad de dinero en la cuenta corriente para pagar las cuentas pendientes. El nuevo secretario y tesorero deberá efectuar los arreglos para comenzar una nueva cuenta corriente con el saldo de los fondos sobrantes. Estas disposiciones deben ser aprobadas mediante moción formal en la primera reunión del gabinete.
Procedimiento
Se sugiere que el secretario y tesorero obtenga una chequera nueva y comprobantes de depósito o consignación, libro de caja diaria y libro mayor. Si el gabinete percibe ingresos provenientes de diferentes proyectos durante un período de varios meses, puede aumentar dichos ingresos teniendo dos cuentas: una de ahorros y una bancaria. Los fondos que no se necesiten en el futuro próximo pueden ser consignados en la cuenta de ahorros.
Transferencia de fondos
Antes de finalizar el año fiscal, la administración que termina debería transferir parte de sus fondos a la administración entrante. De esa manera, el nuevo secretario y tesorero podrá cumplir con los gastos iniciales, como la preparación de la nómina del gabinete y la impresión de la papelería.
Presupuesto y otros deberes financieros
El presupuesto del distrito
Sin lugar a dudas, la experiencia Leonística acumulada por el secretario y tesorero le habrá demostrado el valor (y limitaciones) de un presupuesto cuidadosamente preparado. Antes de tomar posesión del cargo, seguramente se le pedirá al secretario y tesorero que ayude al gobernador en la preparación del presupuesto para el año. Este presupuesto, con acumulación de cuentas, deberá ser presentado en cada reunión del gabinete. Cualquier ajuste requiere aprobación del gabinete. Las funciones y actividades que se financian por sí mismas deben ser incluidas en el presupuesto. Se debe tomar en cuenta toda la gama financiera del distrito.
A
Fondos del gabinete y gastos personales
La única fuente de ingresos del gabinete es el gravamen por cápita semestral de los socios del distrito. Normalmente, la cantidad del gravamen se establece por medio de una resolución presentada en la convención del distrito múltiple.
Gastos personales
El secretario y tesorero del gabinete debe estar preparado para pagar personalmente algunos de sus gastos. Tendrá, eso sí, la gran recompensa de que al final del año cuente con la inmensa satisfacción de haber hecho lo mejor por su distrito, habiéndole dado al gobernador todo su apoyo.
Estos son algunos de los gastos personales en que incurrirá el secretario y tesorero:
· Llamadas telefónicas de larga distancia (algunas pueden ser reembolsables).
· Asistencia a entregas de Carta Constitutiva.
· Viajes con el gobernador en visitas oficiales a los clubes.
Gastos distritales
Todas las cuentas y facturas deberán guardarse en un archivo único, de manera que el gobernador pueda revisarlas, firmarlas y autorizar su pago. Si el gobernador de distrito ha delegado en el secretario y tesorero algunas responsabilidades financieras, de todas maneras el gobernador retiene directa responsabilidad ante el gabinete respecto a las finanzas del distrito. Esta autoridad emana de su elección en la convención local y la investidura otorgada por el presidente internacional.
Libros de contabilidad
El gobernador de distrito debe tener en todo momento acceso a una contabilidad clara y precisa de todas las finanzas distritales. Por esta razón, es imprescindible que, semana tras semana, el secretario y tesorero mantenga los libros de contabilidad al día.
Generalmente son dos cosas las que hay que hacer después de un pago:
1. El número del cheque se anota en cada factura que se paga, para facilitar futura identificación.
2. Las facturas se archivan de acuerdo al número del cheque (esto con el fin de facilitar la revisión al cierre del año fiscal).
Ingresos
Se sugiere el siguiente procedimiento para registrar los ingresos de dinero:
1. A medida que vayan llegando los cheques de los clubes, anote los ingresos en el libro de cuentas.
2. Anote los totales en el formulario de caja diaria. Para cada día, indique la distribución del dinero que se acredita. Use el saldo del libro de caja diaria para mantener un registro al día sobre la manera como se gasta el dinero en cada uno de estos fondos administrativos y de convención.
3. Haga todas las anotaciones oportunamente, de lo contrario se acumularán y el trabajo será más tedioso.
4. Con regularidad, deposite los cheques en la cuenta bancaria.
5. Se debe hacer un balance mensual del libro de cuentas, de lo contrario será más difícil localizar un error.
6. Insista que todos los asesores autorizados a efectuar desembolsos informen los gastos en que han incurrido. Se debe recibir una cuenta o recibo por concepto de todo dinero adelantado, con el fin de que se pueda corroborar con el talonario de cheques del secretario y tesorero.
Cobranzas
Una de las principales responsabilidades del secretario y tesorero es cobrar las cuotas de los clubes. El sistema de cobros variará de gabinete a gabinete. Aquí sugerimos uno:
1. Haga una lista maestra de todos los clubes del distrito en el formulario de cuentas que la oficina internacional remite al secretario y tesorero.
2. Después de anotar en el libro la cantidad que debe cada club, prepare y remita las facturas a los secretarios de los clubes.
3. A los seis meses, antes de la segunda facturación, haga una nueva lista, en caso de que haya cargos anteriores aún no cancelados.
Deudas vencidas y retrasadas
Cuando los clubes se han retrasado en el pago de sus cuotas semestrales, es preferible hacer el cobro mediante llamadas telefónicas personales en vez de hacerlo por carta. A los jefes de zona se les debería pedir su ayuda en este asunto.
Cuotas internacionales y cuentas
mensuales
Por lo general el secretario y tesorero del gabinete le ayuda al gobernador en la supervisión del pago de las cuotas internacionales de los clubes. Cada club de Leones debe cobrarle a sus socios por adelantado las tres cuotas semestrales (internacionales, distritales y del distrito múltiple), con vencimiento al 1 de julio y al 1 de enero respectivamente. Los clubes pagan las cuotas a la Asociación Internacional de Clubes de Leones inmediatamente después de que reciben las facturas. Este es requisito estatutario.
Hojas de recapitulación
El secretario y tesorero y el gobernador vigilan que los clubes tengan sus cuentas al día, basándose en la información que se da en las hojas de recapitulación que remite la oficina internacional al gobernador. Estas se reciben cuatro semanas después del período que cubren. En ellas se indican las cantidades que debe cada club del distrito, en cada una de las categorías de deudas presentes y vencidas.
Revisión de contabilidad del distrito
Cuando concluye el año fiscal, los registros del secretario y tesorero del gabinete deben ser revisados cuanto antes para que el secretario y tesorero que asume el mandato pueda abrir las cuentas bancarias e iniciar la nueva contabilidad sin demoras. El procedimiento de auditoría que se recomienda es el siguiente:
1. El secretario y tesorero que asume el mandato recibe de su predecesor los libros revisados, registrados y fondos. Esto debe hacerse en forma personal, en la fecha y sitio acordados de antemano, con el fin de que el secretario y tesorero que asume el mandato pueda comprender perfectamente toda la situación.
2. El balance financiero, ya revisado, se presenta ante la primera reunión del gabinete, y, de acuerdo a los requisitos de los estatutos del distrito múltiple, se envían copias a los clubes.
3. Al cierre del año fiscal, se determina si hay o no obligaciones pendientes de las que no se hayan recibido cuentas, para que el auditor sepa cuáles son las cuentas por pagar y por cobrar.
4. Al final del año fiscal, al auditor se le entregan todos los libros de cuentas, chequeras, cheques pagados, extractos bancarios mensuales, las actas del año y una copia del presupuesto.
Pedidos de suministros
En ciertas ocasiones, el secretario y tesorero tendrá que hacer pedidos de suministros para su gabinete. Debido a que todas las facturas por este concepto le serán enviadas únicamente a usted, solamente usted es el que debe hacer los pedidos. Igualmente, todo pedido debe ser enviado a su dirección (aunque el pedido no sea para usted), para poder revisar el contenido y llevar cuenta de los artículos que faltan o están agotados.
Directorio y boletín distrital
Directorio del distrito
Muchos distritos y distritos múltiples tienen su propio directorio, lo cual agiliza bastante las comunicaciones. Es de suma importancia que el directorio tenga los nombres y direcciones escritos correctamente.
Algunos ejemplos de lo que debe contener el directorio:
1. Lista alfabética de los clubes, con región y zona.
2. Nombres, direcciones, números de teléfono, fax y correo electrónico de todos los integrantes del gabinete.
3. Nombres, direcciones, números de teléfono, fax y correo electrónico de los presidentes de los comités.
4. Datos de la región, que incluyan:
a. Nombres, direcciones y números de teléfono, fax y correo electrónico de los jefes de región, jefes de zona, presidentes y secretarios de los clubes.
b. Hora, lugar y fechas de las reuniones de los clubes.
5. Nombres, direcciones, números de teléfono, fax y correo electrónico de:
a. La Asociación Internacional de Clubes de Leones
b. Ex dirigentes internacionales del distrito.
6. Nombres, direcciones, números de teléfono, fax y correo electrónico de todos los ex gobernadores del distrito, con los años de sus respectivos mandatos.
Otras sugerencias sobre el directorio
Antes de recopilar el directorio, hay que tener presente los siguientes puntos:
· Bien por adelantado informar a los clubes que deberán suministrar detalles para el directorio. Mucha de la información se puede obtener de los formularios PU-101.
· En el boletín distrital se debe informar a los clubes cómo pueden obtener el directorio
· Se puede hacer un cargo por el directorio, el cual podría incluirse en las cuotas semestrales de los clubes.
· Incluir el nombre del cónyuge.
El boletín del distrito
El boletín distrital es una excelente manera de comunicarse con los clubes de Leones. Puede ser redactado y publicado por el gobernador, el asesor distrital de relaciones públicas o el secretario y tesorero del gabinete. Las siguientes sugerencias le ayudarán a producir un buen boletín:
Encuentre una forma simple y eficaz de imprimir el boletín. Tenga en cuenta la posibilidad de enviarlo por medio de correo electrónico.
· El boletín debe tener artículos de interés para los lectores.
1. Utilice un cuerpo de letra fácil de leer.
2. Evite una redacción prolongada; exprese cada idea con el menor número de palabras.
3. Para darle colorido e interés al boletín, válgase de fotografías o dibujos de buen gusto.
· Dé precedencia a las noticias de programas y proyectos próximos.
1. Proyectos futuros del club y del distrito.
2. Próximos seminarios y conferencias (mencione la convención internacional con meses de anticipación).
3. Programa de las visitas oficiales del gobernador.
4. Programa de ceremonias de toma de posesión de cargos.
· Mencione nombres siempre que sea posible. Los Leones estarán pendientes de ver si sus nombres aparecen en los artículos.
1. Mencione nombres y direcciones de los dirigentes del distrito y los clubes.
2. Cerciórese de que estén escritos correctamente.
· Anuncie la formación de nuevos clubes.
· Muestre estadísticas de afiliación tomadas de los informes mensuales de movimiento de socios.
· Anuncie las decisiones importantes del gabinete.
· Fije las fechas de envío del boletín, procurando cumplir con las fechas establecidas.
· Envíe ejemplares de cortesía al presidente del consejo de gobernadores, al secretario del consejo y a los gobernadores del distrito múltiple.
Convenciones
La convención distrital y la del distrito múltiple son las más importantes para el secretario y tesorero del gabinete.
Antes de que su sucesor tome posesión del cargo, debe instarlo a que asista a la convención del distrito múltiple para que pueda vigilar la inscripción y certificación de credenciales de los delegados de los clubes. Dentro de su propio distrito, dichas funciones caen bajo su responsabilidad. Debido a que las convenciones son el cuerpo de las decisiones supremas en las respectivas áreas, el secretario y tesorero debe fomentar la participación de todos los clubes, recordándoles al mismo tiempo de que no son únicamente reuniones de «festejo».
En las convenciones es donde los Leones pueden expresar de manera eficaz, mediante el voto democrático, sus deseos y opiniones. Por esta razón, es de suma importancia que las convenciones se planifiquen de modo que los delegados y demás Leones participen de manera total en todos los programas. Debe darse amplio margen de tiempo para las discusiones (tribuna libre), de manera que los delegados puedan expresar sus puntos de vista en las sesiones oficiales.
La oficina internacional
La oficina internacional pone a su disposición una serie de recursos que podrán serle de utilidad. Aquí puede pedir Toda clase de información, publicaciones y suministros.
Es conveniente conocer la estructura administrativa de la oficina, para utilizar sus servicios con más eficiencia. Visite también las páginas Web de la asociación en Internet, revisadas mensualmente, en donde también hallará cantidades de información. Por ejemplo, en la sección de Recursos podrá descargar la mayoría de las publicaciones Leonísticas y los logotipos de la asociación.
Lo que sigue es una reseña a grandes rasgos de las divisiones de la oficina internacional.
División de Actividades Internacionales y Planificación de Programas
Dirige operaciones en la investigación, planificación y desarrollo de materiales para diversas actividades. También coordina el flujo de información de los clubes y distritos a los respectivos comités de la Directiva; asimismo, pone en marcha los programas de actividades que la Junta Directiva haya aprobado. Atiende programas de planes a largo plazo, el programa presidencial anual y otras funciones que le asigna el administrador ejecutivo.
División de Administración de Clubes y Distritos
Dirige la administración de los distritos y clubes alrededor del mundo, coordina la adecuada transferencia de información en todos los idiomas oficiales de la asociación. Tiene a su cargo la entrega de los premios Gobernador de Distrito 100% y los premios Presidente de Club por Excelencia.
División de Convenciones
Desarrolla, administra y coordina las actividades más importantes con relación a la convención internacional y a las reuniones de la Junta Directiva.
División de Extensión y Aumento de Socios
Coordina y dirige los planes, programas y operaciones internas para fomentar el crecimiento de la asociación mediante la creación de nuevos clubes, nuevos socios y programas de retención.
División de Finanzas
Administra los recursos de la asociación (los empleados y los bienes). Ejecuta y verifica el cumplimiento de las normas que rigen los asuntos laborales y financieros de la asociación, incluyendo transacciones bancarias, transferencias de fondos, contabilidad y cartera de inversiones.
División de Informática
Planifica, organiza y controla todas las operaciones de procesamiento electrónico de datos, incluyendo análisis de sistemas, programación, red de microordenadores y preparación de informes financieros, estadísticos, de inventario y de socios.
División Jurídica
Esta división es responsable de las operaciones legales de la asociación, que incluye la preparación de documentos para el pago de impuestos anuales, control de marcas registradas de la asociación, así como derechos de autor; está a cargo de la evaluación del seguro de responsabilidad civil de la asociación, así como otros programas de seguros de propiedades y accidentes; la incorporación de clubes en los distritos; el respaldo o endoso y certificación de candidatos a cargos internacionales; y procedimiento para enmiendas a los Estatutos.
División de Liderato
Esta división es responsable de todos los programas de liderato y capacitación de dirigentes como seminarios, conferencias, programas de estudios y publicaciones a escala internacional, de distrito múltiple, distrital y de clubes (v.gr.: para los gobernadores de distrito, dirigentes de clubes, etc.).
División de Relaciones Públicas y Producción
Coordina e integra todos los programas de comunicaciones con relación al plan integral de relaciones públicas, comunicaciones internas y externas y la revista THE LION. Proporciona asesoramiento editorial y servicios de composición tipográfica y realización de maquetas para todos los boletines, guías, manuales de programas y material audiovisual de la asociación.
División de Suministros para Clubes
Vende y distribuye suministros y supervisa las operaciones de compra y despacho de artículos. Administra los departamentos que promocionan, facturan, tramitan, despachan y hacen el inventario de suministros para los clubes de Leones.
Fundación de la Asociación Internacional de Clubes de Leones (LCIF)
Esta división administra la Fundación, entre sus funciones se incluyen promoción, administración de inversiones, control de entrega de subvenciones; la división trabaja siempre en coordinación con el Consejo de Síndicos y la Junta Directiva.
